VS Super-Admin

Das Portal für den Marktplatzbetreiber

Der VS Superadmin ist die Steuerungszentrale für den Betreiber eines Marktplatzes mit der VS Marketplace as a Service Lösung.

Im VS Superadmin können Händlerstammdaten bearbeitet, Rechnungen erstellt und eingesehen werden, Versandaufträge verarbeitet, Datenfeeds und Regeln für das Performancemarketing erstellt werden und vieles mehr.

Unten stehend finden Sie eine Auflistung der wichtigsten Module und deren Funktionen.

Modul „Händler“

 In diesem Modul wird die Händlerverwaltung der teilnehmenden Handelspartner auf dem Marktplatz vorgenommen. Bei diesem Modul handelt es sich um ein zentrales Modul welches sowohl mit dem Portal VS-Haendlerportal als auch mit dem Portal Marketplace Frontend in Weiten Teilen interagiert.

Das gesamte Modul kann via API an das eigene CRM angebunden werden. VS-Software kann gegen Auftragsentwicklung die entsprechenden Anpassungen vornehmen.

Kurzübersicht: In der Kurzübersicht kann nach den entsprechenden Handelspartnern gesucht werden. Hierbei kann nach einer eindeutigen HändlerID, (KuID wird bei Neuanlage eines Händlers vom System vergeben und ist immer unique), Vorname, Nachname, Firmierung, Postleitzahl, Ort oder Registrierungsdatum sortiert werden. Die Felder „Reg“ und „Aktiv“ geben den Anmeldestatus des Fachhändlers wieder. Im Anmeldeprozess welcher im Portal „Marketplace Frontend“ stattfindet, muss der Händler ein Formular zur Anmeldung durchlaufen, dieses wird via Mail an den Marktplatzbetreiber zugestellt, welcher den Händler nach einer Prüfung bestätigen kann. Der Händler wird dann mit seinen Stammdaten als registriert „Reg“ in diesem Modul angezeigt. Sobald der Händler nach erstem Login im VS-Haendlerportal ein entsprechendes Vertragsmodell gewählt und die AGB bestätigt hat.

Über das Feld „Edit“ gelangt man zu den Stammdaten des Händlers zur weiteren Bearbeitung. Über den Button „Login“, gelangt man als Systemadministrator in das VS-Haendlerportal des entsprechenden Händlers.

Allgemein: In diesem Reiter werden die Stammdaten des Händlers erfasst bzw. können bearbeitet werden. Ebenfalls können verschiedene Prozesse wie das zurücksetzen des Passwortes, das Senden des Registrierungslinks sowie die Einstellung der Auszahlungskonditionen in Tagen vorgenommen werden.

Servicequalität: Diese Funktion innerhalb dieses Moduls interagiert mit dem VS-Haendlerportal als auch mit dem Marketplace-Front und backend. Hierbei werden die Verkäufe bzw. die Stornoquote des betroffenen Händlers ausgewertet. Fällt diese unter 95%, sind Automatismen hinterlegt. Beim ersten Verstoß geht der Händler 10 Tage Offline, beim 2ten Verstoß 20 Tage und beim dritten Mal muss der Fachhändler manuell freigeschalten werden. Die Möglichkeit der manuellen Freischaltung kann zu jeder Zeit über den Button „Wert löschen“ erfolgen.

Bankverbindung: hier wird die Bankverbindung, welche für Auszahlungen für Gutschriften hinterlegt ist, hinterlegt. Der Händler gibt diese einmalig bei Anmeldung im VS-Haendlerportal an. Später kann diese nur noch durch den Superadmin im VS-Superadmin abgeändert werden.

Verträge: Die vorgesehenen Vertragsmodelle müssen vom Marktplatzbetreiber bei Installation der VS MaaS Lösung angegeben werden. Der Superadmin kann die Vertragsmodelle an dieser Stelle auswählen bzw. abändern. Vertragsmodelle können durch VS-Software im Auftrag durch den Marktplatzbetreiber angepasst werden.

Einstellungen: In dem Reiter Einstellung kann z.B. für neue Händler, bei denen der Import noch eingerichtet werden muss, die Funktion „Testhändler“ aktiviert werden. Der Händler kann das Portal VS-Haendlerportal dann in vollem Umfang nutzen, die Artikel werden jedoch nur mit Händler ID und eindeutiger URL, nicht jedoch für den Endkunden sichtbar auf dem Marketplace Frontend ausgespielt. Die Berechtigungen Haendlerportal und Produktdatenbank sollten standardmäßig bei jedem Händler vorausgefüllt sein. „Haendlerportal eingeschränkt“ kann gesetzt werden, um z.B. Wawi Systemen einen Zugriff im Rahmen der Schnittstelleneinrichtung zu gewähren. Alle anderen Funktionen im Händlerportal außer „Import“ werden bei Auswahl dieser Option ausgeblendet. Unter „Provision Artikel“ können vom VS-Superadmin abweichende Sonderkonditionen vom ausgewählten Vertragsmodell vorgenommen werden. Die „eigene Domain“ sagt aus ob der Kunde die Option „Mein Webshop“ dazu gebucht hat oder nicht. Entsprechende Verkäufe können dann auf dem Partnerwebshop getrackt und ggfls. provisioniert werden (Je nachdem wie das Vertragsmodell des Marktplatzbetreibers ausgestaltet ist.).

Webshop: Unter diesem Reiter kann die Funktion „Mein Webshop“ aktiviert werden. Mit Aktivierung wird das entsprechende Modul im VS-Haendlerportal eingeblendet. Die Installation des Webshops hat durch VS-Software oder einen zertifizierten Installationspartner zu erfolgen. Optional kann ein Tracking eingerichtet werden (Für Oxid und Shopware), mit welchem sich Verkäufe auf den Partnerwebshops messen lassen und über das Modul „Reservierungen“ im VS-Superadmin verprovisioniert werden können. Die Einstellungen dazu erfolgen über die im Screen gezeigten Datenfelder.

Modul „Rechnungen“

 Die VS- MaaS verfügt über ein vollwertiges Abrechnungstool, welches auf die Umsatzsteuerlichen Gegebenheiten für den Handel in Deutschland und Österreich abgestimmt ist. Es erstellt einerseits Rechnungen für den Kunden, als auch Gutschriftrechnungen für den verkaufenden Fachhändler. Das System erzeugt dabei bei Bedarf mehrmals täglich eine Bewegungsdatei (aktuell angepasst für die Software DATEV), welches für die weitere Verarbeitungen von Zahlungen und Buchhaltungsdaten zuständig ist. Die Datei kann via Beauftragung jederzeit an eine andere Buchhaltungssoftware angepasst werden.

Die Erstellung von Rechnungen und Gutschriftrechnungen sind direkt an die verschiedenen Status gekoppelt. Nach dem Bestelleingang können Bestellungen noch im Bestand oder im preis angepasst werden. Ebenfalls kann der ausliefernde Handelspartner noch verändert werden.  3 Tage nach dem Status „Zahlungseingang“ erfolgt werden die Rechnungssätze erstellt und können danach auch nicht mehr verändert werden. Das Modul interagiert mit dem Modul im VS-Haendlerportal „Meine Bestellungen“, so kann der Fachhändler dort z.B. noch Sonderangaben wie bei z.B. Fahrrädern die Rahmennummer beim Lieferschein angeben, welche dann bei Erstellung der Rechnung auch dort wieder zu finden ist. Mit Erstellung der Rechnung wird die DATEV Bewegungsdatei erstellt und in der Software im entsprechenden Datenfeld gekennzeichnet. Ein Tag vor dem hinterlegten Auszahlungsziel für Fachhändler bei einer entsprechenden Gutschriftrechnung wird vom System eine SEPA Datei erzeugt. Hierin enthalten sind die am nächsten Tag fälligen Auszahlungen, sowie Lastschriften und ggfls. Stammdatensätze von neu anzulegenden Händlern. Mit Erzeugen der Datei wird das entsprechende Datenfeld im Modul befüllt. Der Vorgang ist damit abgeschlossen.

Unter dem Reiter „Dauerauftrags-Rechnungen“ können monatlich wiederkehrende Beträge wie. z.B. monatliche Grundgebühren für Händler angelegt werden. Der Datensatz wird dann ebenfalls geschrieben und findet sich in der Bewegungsdatei als auch in der SEPA Datei zur weiteren Verarbeitung wieder.

Modul „Anfragen“

 Hierbei handelt es sich um ein Ticketsystem, welches in allen 3 Portalen eingebunden ist. Endverbraucher können direkt bei den Produkten über „Fragen zum Artikel“ Ihre Anfragen platzieren. Diese sind beim Händler im VS-Haendlerportal unter „Anfragen“ ersichtlich. Um Direktverkäufe zwischen Endverbraucher und Händler zu vermeiden, werden die Eingabe von Adressen, Aufforderungen zu Preisreduzierungen, Postleitzahlen etc. automatisch erkannt und nicht direkt weitergeleitet. Ebenfalls hat der Marktplatzbetreiber die Möglichkeit entsprechende „Stopwords“ zu pflegen welche die automatische Weiterleitung der Tickets ebenfalls unterbrechen. In dem Modul können zudem zu lang offen gehaltene Tickets monitort und selbst beantwortet werden.

Modul „Datenfeed Rabatte“

 In diesem Modul können Regeln zur Erstellung von Datenfeeds wie z.B. Google-Shopping erstellt werden. Bei der Erstellung der Regeln kann nach Modelljahr, Kategorie, Marke und Preisgruppen differenziert werden. Dadurch ist es möglich verschiedene Datenfeeds zu erstellen und so effektives Performance-Marketing zu betreiben.

Modul „Reservierungen“

 Reservierungen aus dem Modul „Click&Collect“ im Marketplace Frontend laufen hier inkl. Modelldaten, Kundendaten sowie Reservierungsnummer für die weitere Abrechnung oder Auswertung zusammen.

Modul „Statistiken“

 Zusätzlich zu den Monitorings, welche per Mail versendet werden, werden hier Monitorings auf Artikelebene vorgenommen. Ersichtlich sind hier des Bestands und Preisentwicklung nach SKUs und Produktgruppe, sowie Artikelanzahl nach Hersteller und Topseller.

Modul „Umsätze Partnershops“

 Umsätze welche in den installierten Partnershops (siehe Modul Mein Webshop in VS-Haendlerportal), werden via Export am Ende des Monats abgeholt und hier zur weiteren Verarbeitung z.B. Abrechnung oder Statistiken abgebildet.